УТВЕРЖДЕНО
Приказ ректора университета
17.11.2021 № 414 П
ПОЛИТИКА
ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
В УЧРЕЖДЕНИИ ОБРАЗОВАНИЯ «БЕЛОРУССКИЙ ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ»
по состоянию на 25 января 2024 г. (О внесении изменений и дополнений в Политику обработки персональных данных в УО "БТЭУ" (№ 25 П от 25.01.2024))
ГЛАВА 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящая Политика обработки персональных данных (далее – Политика) разработана на основании Конституции Республики Беларусь, Трудового кодекса Республики Беларусь, Закона Республики Беларусь «О защите персональных данных», Закона Республики Беларусь «О регистре населения», Закона Республики Беларусь «Об информации, информатизации и защите информации» и иных нормативных правовых актов Республики Беларусь в области персональных данных.
2. Настоящая Политика определяет деятельность учреждения образования «Белорусский торгово-экономический университет потребительской кооперации» (далее – университет, Оператор) в отношении обработки персональных данных, включая основные принципы, цели, условия и способы обработки персональных данных, перечни субъектов и обрабатываемых персональных данных, а также права и обязанности Оператора и субъектов персональных данных.
3. Для целей настоящей Политики используются определения, содержащиеся в Законе Республики Беларусь «О защите персональных данных».
4. Действие настоящей Политики распространяется на физических лиц, в отношении которых университет осуществляет обработку персональных данных (субъектов персональных данных).
5. Положения Политики являются основой для разработки локальных правовых актов, регламентирующих в университете вопросы обработки персональных данных работников, обучающихся университета и иных субъектов персональных данных.
6. Место нахождения Оператора: 246029, г. Гомель, пр-т. Октября, 50.
Действующая редакция Политики постоянно доступна на официальном сайте университета.
7. Перечень персональных данных, обрабатываемых в университете, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и локальными правовыми актами университета и закрепляется в Положении об обработке и защите персональных данных.
ГЛАВА 2. ПРИНЦИПЫ И ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
8. Университет осуществляет обработку персональных данных работников и обучающихся университета, а также иных субъектов персональных данных.
9. Обработка персональных данных в университете осуществляется с учетом необходимости обеспечения защиты прав и свобод работников и обучающихся университета, а также иных субъектов персональных данных, в том числе защиты права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, на основе следующих принципов:
9.1. обработка персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе;
9.2. обработка персональных данных осуществляется соразмерно заявленным целям их обработки и обеспечивает на всех этапах такой обработки справедливое соотношение интересов всех заинтересованных лиц;
9.3. обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами;
9.4. обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее заявленных законных целей. Не допускается обработка персональных данных, не совместимая с первоначально заявленными целями их обработки;
9.5. содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствуют заявленным целям их обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. Работники университета, имеющие доступ к персональным данным, имеют право получать только те персональные данные, которые необходимы им для выполнения конкретных трудовых функций;
9.6. обработка персональных данных носит прозрачный характер. Субъекту персональных данных может предоставляться соответствующая информация, касающаяся обработки его персональных данных;
9.7. университет принимает меры по обеспечению достоверности обрабатываемых им персональных данных, при необходимости обновляет их;
9.8. хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей идентифицировать субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки персональных данных.
10. Персональные данные обрабатываются в университете в целях:
10.1. осуществления функций, полномочий и обязанностей, возложенных законодательством Республики Беларусь на университет, в том числе по предоставлению персональных данных в государственные органы, в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, а также в иные организации;
10.2. осуществления прав и законных интересов университета в рамках осуществления видов деятельности, предусмотренных Уставом, лицензиями и локальными правовыми актами университета, либо достижения общественно значимых целей;
10.3. рассмотрения возможности трудоустройства кандидатов; проверки кандидатов (в том числе их квалификации и опыта работы);
10.4. ведения бухгалтерского и налогового учета;
10.5. библиотечно-информационного обслуживания;
10.6. регулирования трудовых отношений с работниками университета (в том числе содействие в трудоустройстве, обучение и продвижение по службе, контроль количества и качества выполняемой работы, выпуска доверенностей и иных уполномочивающих документов, организации и сопровождения деловых поездок, выявление конфликта интересов; ведение воинского учета; заключение договоров о полном материальной ответственности);
10.7. предоставления родственникам работников льгот и компенсаций;
10.8. проведения профориентационной работы с молодежью, приема документов, допуска лиц к сдаче вступительных испытаний, проведения конкурсного отбора, принятия решения о зачислении абитуриентов в число обучающихся университета;
10.9. регулирования образовательных отношений с обучающимися университета (в том числе оформление образовательных отношений, контроль выполнения образовательных программ, обеспечение стипендией и другими денежными выплатами);
10.10. защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъектов персональных данных;
10.11. проведения мероприятий и обеспечения участия в них субъектов персональных данных;
10.12. обеспечения пропускного и внутриобъектового режимов на объектах университета; обеспечения безопасности, сохранения материальных ценностей и предотвращения правонарушений в университете;
10.13. формирования справочных и аналитических материалов для внутреннего информационного обеспечения деятельности университета;
10.14. исполнения судебных актов, актов других органов или должностных лиц, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Республики Беларусь об исполнительном производстве;
10.15. передачи данных третьим лицам в целях осуществления деятельности университета;
10.16. подготовки, заключения, исполнения и прекращения любых видов договоров; проверки контрагентов;
10.17. осуществления административных процедур;
10.18. рассмотрения обращения запросов, получаемых от субъектов персональных данных;
10.19. сбора информации через формы обратной связи, администрирования, улучшения и расширения функций сайтов и сервисов;
10.20. информирования субъектов персональных данных о деятельности университета, работе и функциях сайтов и сервисов, новых услугах;
10.21 отправки субъектам персональных данных коммерческих предложений, сообщений рекламно-информационного характера;
10.22. в иных целях по решению лиц, ответственных за обработку персональных данных в структурном подразделении университета.
10.23. оформление наградных документов;
10.24. ведения видеонаблюдения.
ГЛАВА 3. ПЕРЕЧЕНЬ СУБЪЕКТОВ, ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ КОТОРЫХ ОБРАБАТЫВАЮТСЯ В УНИВЕРСИТЕТЕ
11. В университете обрабатываются персональные данные следующих категорий субъектов персональных данных:
11.1. работников и бывших работников структурных и обособленных подразделений университета;
11.2. кандидатов на занятие вакантных должностей;
11.3. обучающихся и обучавшихся в университете и их законных представителей;
11.4. абитуриентов и их законных представителей;
11.5. контрагентов университета, являющихся физическими лицами;
11.6. представителей и (или) работников контрагентов университета, являющихся юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями;
11.7. посетителей университета; пользователей информационных ресурсов университета, в том числе Интернет-ресурсов – принадлежащих доменной зоне *.i-bteu.by, *.bteu.by, *.бтэу.бел;
11.8. лиц, предоставивших университету персональные данные при отправке обращений, путем заполнения анкет, в ходе проводимых университетом мероприятий;
11.9. лиц, предоставивших персональные данные университету иным путем.
ГЛАВА 4. ПЕРЕЧЕНЬ ДЕЙСТВИЙ С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ И СПОСОБЫ ИХ ОБРАБОТКИ
12. Оператор осуществляет обработку персональных данных, под которой понимается любое действие или совокупность действий, совершаемые с персональными данными. Обработка персональных данных включает в себя: сбор, систематизацию, хранение, изменение (уточнение, обновление), использование, распространение, предоставление, обезличивание, блокирование, удаление.
13. Обработка персональных данных в университете осуществляется следующими способами:
13.1. с использованием средств автоматизации; /автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без такой передачи
13.2. без использования средств автоматизации, если при этом обеспечиваются поиск персональных данных и (или) доступ к ним по определенным критериям (картотеки, списки, базы данных, журналы и другое);
13.3. смешанная обработка персональных данных.
Персональные данные хранятся:
на бумажных носителях;
в форме компьютерных файлов;
в специализированных системах университета, обеспечивающих автоматическую обработку, хранение информации.
На сайтах университета могут размещаться ссылки на другие информационные ресурсы. При переходе по любой из этих ссылок Пользователь покидает сайт. Оператор не несет ответственности за обеспечение защиты персональных данных Пользователей на сторонних сайтах.
ГЛАВА 5. УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В УНИВЕРСИТЕТЕ
14. Обработка персональных данных в университете осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь в области персональных данных.
В случае признания субъекта персональных данных недееспособным или ограниченно дееспособным, а также до достижения им возраста шестнадцати лет, за исключением вступления в брак до достижения возраста шестнадцати лет, согласие на обработку его персональных данных дает один из его законных представителей.
15. Университет без согласия субъекта персональных данных не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь.
16. Университет вправе поручить обработку персональных данных от имени университета или в его интересах уполномоченному лицу на основании заключаемого с этим лицом договора.
17. Договор должен содержать:
17.1. цели обработки персональных данных;
17.2. перечень действий, которые будут совершаться с персональными данными уполномоченным лицом;
17.3. обязанности по соблюдению конфиденциальности персональных данных;
17.4. меры по обеспечению защиты персональных данных в соответствии со ст. 17 Закона Республики Беларусь «О защите персональных данных».
Уполномоченное лицо не обязано получать согласие субъекта персональных данных. Если для обработки персональных данных по поручению университета необходимо получение согласия субъекта персональных данных, такое согласие получает университет.
18. В целях внутреннего информационного обеспечения университет может создавать внутренние справочные материалы, в которые с письменного согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь, могут включаться его фамилия, имя, отчество, год и место рождения, место работы, должность, место учебы, специальность, курс, адрес, абонентский номер, адрес электронной почты, иные персональные данные, сообщаемые субъектом персональных данных.
ГЛАВА 6. ОСНОВНЫЕ ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ОПЕРАТОРА И СУБЪЕКТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
19. Университет имеет право:
19.1 получать от субъекта персональных данных достоверные информацию и (или) документы, содержащие персональные данные;
19.2. запрашивать у субъекта персональных данных информацию об актуальности и достоверности предоставленных персональных данных;
19.3. отказать субъекту персональных данных в удовлетворении требований о прекращении обработки его персональных данных и (или) их удаления при наличии оснований для обработки, предусмотренных законодательством Республики Беларусь, в том числе, если они являются необходимыми для заявленных целей их обработки;
19.4. в случае необходимости для достижения целей обработки вправе передавать персональные данные третьим лицам с соблюдением требований законодательства Республики Беларусь.
20.Университет обязан:
20.1. обрабатывать персональные данные в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь;
20.2. обеспечивать защиту персональных данных в процессе их обработки;
20.3. принимать меры по обеспечению достоверности обрабатываемых им персональных данных, вносить изменения в персональные данные, являющиеся неполными, устаревшими или неточными;
20.4. рассматривать заявления субъектов персональных данных по вопросам обработки персональных данных и давать на них мотивированные ответы;
20.5. предоставлять субъекту персональных данных информацию о его персональных данных, об их предоставлении третьим лицам;
20.6. прекращать обработку персональных данных, а также осуществлять их удаление или блокирование при отсутствии оснований для их обработки, а также по требованию субъекта персональных данных;
20.7. выполнять иные обязанности, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.
21. Субъект персональных данных имеет право:
21.1. на получение информации, касающейся обработки университетом его персональных данных;
21.2. на внесение изменений в свои персональные данные в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими или неточными;
21.3. на отзыв своего согласия на обработку персональных данных;
21.4. на получение информации о предоставлении своих персональных данных третьим лицам один раз в календарный год бесплатно;
21.5. на прекращение обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для их обработки;
21.6. на обжалование действий/бездействий и решений университета, относящихся к обработке его персональных данных, в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных в порядке, установленном законодательством;
21.7.на осуществление иных прав, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.
22. Субъект персональных данных обязан:
22.1. предоставлять университету достоверные сведения о себе;
22.2. в случае необходимости предоставлять университету документы, содержащие персональные данные в объеме, необходимом для цели их обработки;
22.3.информировать в установленные сроки университет об изменениях своих персональных данных.
23. Лицо, предоставившее университету неполные, устаревшие, недостоверные сведения о себе, либо сведения о другом субъекте персональных данных без согласия последнего, несет ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
ГЛАВА 7. МЕХАНИЗМ РЕАЛИЗАЦИИ ПРАВ СУБЪЕКТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
24. Субъект персональных данных вправе отозвать свое согласие на обработку персональных данных посредством подачи Оператору заявления в письменной форме, направленного заказным почтовым отправлением, либо в виде электронного документа. Заявление должно содержать:
24.1. фамилию, имя, отчество субъекта персональных данных;
24.2. адрес места жительства (места пребывания);
24.3. дату рождения;
24.4. идентификационный номер (если указывался при даче согласия или обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных);
24.5. изложение сути требования;
24.6. личную подпись либо электронную цифровую подпись.
Оператор в течение 15 дней после получения заявления прекращает обработку персональных данных (если нет оснований для обработки, согласно законодательству Республики Беларусь), осуществляет их удаление, при отсутствии технической возможности удаления – принимает меры по недопущению дальнейшей обработки персональных данных, включая их блокировку, и уведомляет об этом субъекта персональных данных в тот же срок.
25. Субъект персональных данных вправе получить у Оператора информацию, касающуюся обработки своих персональных данных, посредством подачи Оператору заявления в порядке, предусмотренном п. 24 настоящей Политики. Оператор в течение 5 рабочих дней после получения заявления, если иной срок не установлен законодательством Республики Беларусь, предоставляет субъекту персональных данных соответствующую информацию либо уведомляет его о причинах отказа в предоставлении такой информации.
26. Информация, касающаяся обработки персональных данных, не предоставляется субъекту персональных данных в случае, если:
26.1. персональные данные могут быть получены любым лицом посредством направления запроса в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, либо доступа к информационному ресурсу (системе) в глобальной компьютерной сети Интернет;
26.2. обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством о государственной статистике, о борьбе с коррупцией;
26.3. в иных случаях, предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь.
27. Субъект персональных данных вправе требовать от Оператора внесения изменений в свои персональные данные в случае, если они являются неполными, устаревшими или неточными, посредством подачи Оператору заявления в порядке, предусмотренном п. 24 настоящей Политики, с приложением документов (заверенных в установленном порядке копий), подтверждающих необходимость внесения таких изменений. Оператор в течение 15 дней после получения заявления вносит изменения в персональные данные и уведомляет об этом субъекта персональных данных либо уведомляет о причинах отказа во внесении изменений.
28. Субъект персональных данных вправе получить от Оператора информацию о предоставлении своих персональных данных третьим лицам один раз в календарный год бесплатно, посредством подачи Оператору заявления в порядке, предусмотренном п. 24 настоящей Политики. Оператор в течение 15 дней после получения заявления предоставляет субъекту персональных данных информацию о том, какие персональные данные этого субъекта и кому предоставлялись в течение года, предшествовавшего дате подачи заявления, либо уведомляет его о причинах отказа в предоставлении такой информации.
29. Субъект персональных данных вправе требовать от Оператора прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки посредством подачи Оператору заявления в порядке, предусмотренном п. 24 настоящей Политики. Оператор в течение 15 дней после получения заявления прекращает обработку персональных данных (если нет оснований для обработки, согласно законодательству Республики Беларусь), осуществляет их удаление, при отсутствии технической возможности удаления – принимает меры по недопущению дальнейшей обработки персональных данных, включая их блокировку, и уведомляет об этом субъекта персональных данных в тот же срок.
ГЛАВА 8. КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ И ЛОКАЛЬНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ УНИВЕРСИТЕТА В ОБЛАСТИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
30. Внутренний контроль за соблюдением структурными подразделениями университета законодательства Республики Беларусь и локальных правовых актов университета в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных, осуществляется лицом, ответственным за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных в университете.
31. Персональная ответственность за соблюдение требований законодательства Республики Беларусь и локальных правовых актов университета в области персональных данных в структурных подразделениях университета, а также за обеспечение конфиденциальности и безопасности персональных данных в указанных подразделениях возлагается на их руководителей.
32. В целях реализации прав, указанных в п. 21 Политики, за исключением обжалования действия или бездействия Оператора, субъект персональных данных может подать заявление Оператору в соответствии со ст. 10-14 Закона Республики Беларусь «О защите персональных данных». Заявление может подаваться в письменной форме или в виде электронного документа. Заявление в виде электронного документа подается через государственную единую (интегрированную) республиканскую информационную систему учета и обработки обращений граждан и юридических лиц в глобальной компьютерной сети Интернет по адресу: https://обращения.бел.
Право на отзыв согласия субъекта персональных данных может быть реализовано в той форме, в которой субъект персональных данных давал соответствующее согласие.
Заявление должно содержать:
фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) субъекта персональных данных, адрес его места жительства (места пребывания);
дату рождения субъекта персональных данных;
изложение сути требований субъекта персональных данных;
идентификационный номер субъекта персональных данных, при отсутствии такого номера – номер документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, в случаях, если эта информация указывалась субъектом персональных данных при даче своего согласия или обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных;
личную подпись (для заявления в письменной форме) либо электронную цифровую подпись (для заявления в виде электронного документа) субъекта персональных данных.
ГЛАВА 9 ТРАНСГРАНИЧНАЯ ПЕРЕДАЧА
ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
33. Оператор осуществляет трансграничную передачу персональных данных следующим категориям субъектов: коммерческим и некоммерческим юридическим лицам (в том числе учреждениям образования, научным организациям), физическим лицам, в том числе выпускникам Оператора, и их представителям, находящимся на территории иностранного государства, дипломатическим представительствам, используя следующие способы связи: почтовые пересылки, электронная почта, дипломатическая почта.
34. Оператором в целях международного сотрудничества в сфере образования и науки могут быть переданы персональные данные в нижеуказанные государства:
обеспечивающие надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных: Австрия, Азербайджан, Албания, Андорра, Аргентина, Армения, Бельгия, Болгария, Босния и Герцеговина, Великобритания, Венгрия, Германия, Греция, Грузия, Дания, Ирландия, Исландия, Испания, Италия, Казахстан, Кыргызстан, Кабо-Верде, Кипр, Латвия, Литва, Лихтенштейн, Люксембург, Мальта, Монако, Нидерланды, Норвегия, Остров Маврикий, Польша, Португалия, Республика Молдова, Румыния, Сан-Марино, Северная Македония, Сербия, Словацкая Республика, Словения, Турция, Украина, Финляндия, Франция, Хорватия, Черногория, Чешская республика, Швейцария, Швеция, Эстония, Марокко, Мексика, Российская Федерация, Сенегал, Тунис, Уругвай (п. 3 ст. 4, ст. 6, п. 2 ст. 8 Закона Республики Беларусь «О защите персональных данных»);
не обеспечивающие надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных: Венесуэла, Вьетнам, Египет, Республика Гамбия, Гвинейская Республика, Зимбабве, Израиль, Индия, Индонезия, Иран, Республика Камерун, Китай, Республика Кот-д'Ивуар, Демократическая Республика Конго, Корея, Куба, Малайзия, Монголия, ОАЭ, Оман, Пакистан, Палестина, Союз Коморских Островов, Судан, США, Центральноафриканская Республика, Республика Таджикистан, Туркменистан, Республика Узбекистан, Государство Эритрея, Федеративная Демократическая Республика Эфиопия, Япония (п. 1 ст. 9 Закона Республики Беларусь «О защите персональных данных»).
В случае обработки персональных данных на территории государств, не обеспечивающих надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных, перед получением согласия на обработку субъект дополнительно информируется о существовании рисков, возникающих в связи с отсутствием надлежащего уровня защиты данных в таких странах, а именно:
об отсутствии специального законодательства, регулирующего обработку персональных данных, требований по соблюдению таких норм;
об отсутствии обязательных требований по наличию и соблюдению локальных актов по обработке персональных данных;
об отсутствии уполномоченного государственного органа по защите персональных данных;
о риске использования ненадлежащих способов получения персональных данных;
о риске использования ненадлежащих способов защиты персональных данных от утечки;
о риске незаконной обработки персональных данных, в результате чего персональные данные могут стать доступными неограниченному кругу лиц и иных подобных рисках.